Facturen

Facturen

Vele eigenaren van eenmanszaken zullen het maken van een factuur één van de minst erge taken van de administratie vinden. De door jou geleverde goederen of diensten mag je in rekening brengen. Daarbij moet je wel goed op de hoogte zijn van d eisen die de Belastingdienst aan de inhoud van een factuur stelt. Zeker belangrijk wanneer je buitenlandse handel pleegt, omdat er wat de berekening van btw tarieven betreft speciale regels gelden.

Een factuur kun je prima zelf opstellen met behulp van bijvoorbeeld Microsoft Excel of Word. Je kunt ook gebruik maken van boekhoudprogramma’s, waaruit een ruime keuze beschikbaar is.

Eisen aan een factuur

Volgens de Belastingdienst moet een factuur voldoen aan de hieronder opgesomde basisregels. Je kunt de website van de Belastingdienst nalezen op uitzonderingen op deze eisen:

• Jouw bedrijfsnaam, adres en btw identificatienummer

• Een uniek factuurnummer

• Factuurdatum, de datum van uitschrijven en versturen

• Datum waarop de goederen of diensten geleverd zijn

• Gedetailleerde omschrijving van de geleverde dienst of producten

• Prijzen exclusief btw en het totaalbedrag, indien van toepassing inclusief btw

• BTW in Euro’s

• Wanneer een fiscaal vertegenwoordiger de belasting voldoet dan moet je diens naam, adres en het btw identificatienummer ook vermelden

• Wanneer facturering aan een andere lidstaat van de EU óf wanneer de klant van een btw verleggingsregeling gebruik maakt, zodat hij zelf verantwoordelijk is voor het afdragen van btw, dan moet je het btw identificatienummer van de klant ook vermelden

Opmaak

Microsoft Excel is een programma dat zich er uitstekend voor leent facturen zelf op te stellen. Excel bevat zelfs voorbeeldsjablonen voor het maken van facturen. Onder ‘sjablonen’ treft je verscheidene standaard layouts aan. De sjabloon laat tevens alle eisen zien waaraan facturen moeten voldoen. Je kunt een factuur zelf ook heel eenvoudig aanpassen.

Boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma biedt gewoonlijk de gelegenheid daarmee ook facturen te maken. Handig als je klantenkring groeit, want het is een prima hulpmiddel je hele boekhouding overzichtelijk bij te houden. Bijvoorbeeld het doen van periodieke aangiftes bij de Belasting wordt er een stuk simpeler op. Je hebt echt geen boekhoudkundige kennis nodig om met een boekhoudprogramma te werken, mits je er één uitkiest die gebruikersvriendelijk is en liefst toegespitst voor eigenaren van eenmanszaken.

Buitenland

Zoals gezegd gelden er wanneer je goederen en diensten aan het buitenland levert, afwijkende regels voor wat betreft de btw. Voor landen die lid zijn van de EU gelden weer andere regels dan voor landen daarbuiten.

Aan ondernemers in andere EU lidstaten buiten Nederland wordt geen btw gefactureerd, dit wordt namelijk verlegd naar het land waarin de klant woont. Hiervoor geldt het zgn. nultarief, wat ook duidelijk op de factuur vermeld moet worden, zoals: ‘VAT due under the reverse charge rule’. Particulieren binnen de andere EU lidstaten moeten wel 19% btw gefactureerd worden.

Ondernemers buiten de EU behoeft u geen btw in rekening te brengen. Raadpleeg eventueel de website van de Belastingdienst.

Ook een buitenlandse factuur moet voldoen aan bovenvermelde eisen.

Tips:

  • Het is aan te bevelen je factuur voor het buitenland in de Engelse taal op te maken
  • Belangrijk is dat je van dat bedrijf wel het correcte btw identificatie vermeldt (het ‘VAT number’), anders zou de verlegde btw later aan jou verrekend kunnen worden

Copyright 2018 eenmanszaak.nu